Sistemas de reporte conectados con la cadena de valor

Sistemas de reporte conectados con la cadena de valor

Sistemas de reporte conectados con la cadena de valor 800 400 Aurys Consulting

Cinco principios necesarios para asegurar un sistema de reporte efectivo y ajustado a las necesidades de la cadena de valor.

Un factor fundamental para tomar decisiones y gestionar correctamente es la disponibilidad oportuna y confiable de información adecuada. Oportuna, pues se debe asegurar que la información esté disponible con anticipación para permitir decisiones proactivas; y confiable, ya que cualquier dato incorrecto, sesgado o incompleto puede inducir decisiones equivocadas e impedir que los ejecutivos gestionen sus áreas en forma efectiva.

A pesar de esto, muchas empresas suelen relegar el seguimiento del desempeño a un segundo plano al diseñar sus procesos. Se piensa en los reportes como un anexo a la operación o como una carga indeseable en las funciones de apoyo. Y este es un problema de raíz que tarde o temprano termina provocando que los reportes no respondan a las necesidades de información relevante que necesita la organización.

Por una parte, un sistema de reporte debe estar conectado a la cadena de valor. Es decir, debe diseñarse en forma entrelazada a los procesos. Esto implica que en la definición de las actividades de cada proceso se debe establecer cuáles son sus indicadores, cómo se generan los datos y quiénes son los responsables de la información.

Por otro lado, el sistema de reporte debe integrar y conectar toda esta información con visión de gestión de riesgos como pilar fundamental. Esto es, contar con indicadores clave que enlacen los procesos de la cadena de valor y permitan una gestión proactiva y anticipada para mitigar riesgos que afecten la continuidad operacional.

En base a la experiencia de Aurys, proponemos cinco principios necesarios para asegurar un sistema de reporte efectivo:

  1. Relevar los indicadores clave para el cumplimiento de objetivos estratégicos

Los reportes deben visibilizar en forma clara y prioritaria aquellos indicadores que miden los resultados de palancas de valor que contribuyen al cumplimiento de objetivos estratégicos. Si un objetivo estratégico es disminuir el costo unitario de producción, los reportes de las áreas relevantes deben monitorear todos sus costos involucrados y el nivel de producción, que en conjunto conforman el costo unitario.

  1. Entregar información relevante para el seguimiento de iniciativas y decisiones

Cada vez que se define una iniciativa estratégica y se toman decisiones de alto nivel, es necesario realizar seguimiento y control para asegurar su cumplimiento. Los reportes deben mostrar los avances de dichas iniciativas y de la puesta en marcha de las decisiones tomadas, para asegurar que la gestión se esté realizando en forma correcta.

  1. Otorgar una visión integral y multidisciplinaria

Las empresas tienen desafíos que muchas veces involucran a más de un área. Es por esto que un buen sistema de reporte de alto nivel debe incluir información de toda la organización, si bien a modo de síntesis. Un sistema de reporte que sólo se centra en la producción o en los costos está ocultando información valiosa necesaria para realizar una gestión integral.

  1. Gestionar riesgos

Gestionar en base a información pasada es como conducir mirando solo el espejo retrovisor. Un sistema de reporte debe orientarse tanto a una mirada de los hechos pasados como a lo que podría ocurrir en el futuro. Es fundamental realizar un análisis predictivo de las tendencias que podrían generar riesgos –a la continuidad operacional, gestión de costos, seguridad de las personas o activos, entre otros– y al mismo tiempo detectar oportunidades que podrían presentar beneficios a futuro.

  1. Tener procesos y responsabilidades claras para la generación de información

Los reportes deben permitir la trazabilidad de los datos a un origen único y minimizar la necesidad de análisis paralelos. Cada indicador necesita un responsable y una forma de cálculo determinados, esto para evitar análisis aislados, reportes duplicados, exceso de información e ineficiencias organizacionales.

Siguiendo estos principios, un sistema de reporte será efectivo, confiable y logrará apoyar correctamente a la gestión de estrategia, operación y proyectos. Para llegar a esto se requiere de un esfuerzo importante y del compromiso de todas las áreas involucradas, pero los resultados valen la pena.

Aurys Consulting es una consultora en estrategia y gestión, que apoya a grandes empresas en solucionar sus desafíos de negocio.

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