Decisiones rápidas en periodos de contingencia

Decisiones rápidas en periodos de contingencia

Decisiones rápidas en periodos de contingencia 800 400 Aurys Consulting

Toma de decisiones en tiempos de contingencia

 

Actualmente las empresas requieren tomar mejores decisiones de forma más rápida, y en entornos con alta incertidumbre.  

¿Cuánto tiempo necesita Messi para tomar una decisión antes de patear un balón?, ¿O cómo decide el cerebro de Usain Bolt el momento exacto para iniciar su movimiento de partida? Para un portero de élite en el fútbol, 300 milisegundos es el tiempo para enfrentar un penal, analizar la situación y decidir hacia dónde lanzarse. Este era el caso de Petr Čech quien realizaba todo el proceso en 256 milisegundos (lo mismo que le toma a cualquiera de nosotros un simple parpadeo) y además de forma exitosa, siendo capaz de, por ejemplo, tapar 2 penales en el partido final de la Copa de Campeones del 2012.

En el deporte, la velocidad en la toma de decisiones es crucial y separa a los atletas de élite de aquellos que alcanzan la gloria. En el caso del mundo empresarial, la toma de decisiones es un proceso más bien estructurado en un contexto con plazos más controlados, y que permite a los ejecutivos el análisis y la evaluación de alternativas, para la toma de la mejor decisión. 

Sin duda, nadie espera que alguna empresa pueda tomar decisiones a la velocidad de un atleta de élite, sin embargo, algunas han logrado hacerlo en minutos. Como cuando Oreo creó su exitosa campaña “Todavía se puede remojar en la oscuridad” apenas minutos después del apagón del Super Bowl del 2013, el evento deportivo más grande de los Estados Unidos.

El contexto actual y la pandemia del coronavirus están cambiando muchos de los paradigmas existentes. Hoy, los líderes de las empresas están teniendo que tomar las mejores decisiones posibles, más rápido y en un entorno con alta incertidumbre. Con seguridad esta nueva situación no la habían enfrentado antes, o al menos no con la intensidad generada por esta crisis. 

Estos últimos meses, en Aurys hemos podido acompañar a nuestros clientes a navegar en este nuevo contexto, conocer sus experiencias y apoyarlos en sus nuevos desafíos.

Para abordar ciclos complejos de toma de decisión en estos periodos de contingencia, nuestro enfoque se basa en la metodología OODA (Observar – Orientarse – Decidir – Actuar), creada por el estratega John Boyd. Bajo este enfoque, para situaciones de crisis los líderes y sus equipos deben adquirir nueva data con una visión integral, transformarla en información relevante de manera priorizada, y luego actuar de forma rápida.

Desde nuestra experiencia, definimos cada una de las etapas del Ciclo de Toma de Decisiones Rápidas en entornos complejos, y sugerimos algunas prácticas que pueden ayudar a las empresas a enfrentar estos momentos:

1. Observar:

Esta primera etapa del ciclo consiste en identificar toda la información relevante (y disponible) que guiará el proceso de decisión más adelante. Es el equivalente a tener un centro de información recopilando en tiempo real información de contexto, de conflictos emergentes, situaciones inesperadas y la evolución de los acontecimientos. Algunas recomendaciones en esta etapa incluyen:

  • Establecer o activar rápidamente un comité permanente dedicado a afrontar la situación y establecer una dinámica interna de decisión clara (ej. Comité de crisis).
  • Identificar e incorporar la participación temporal de “stakeholders” con expertise técnico, procurando que ello no impacte en la continuidad operacional.
  • Establecer mecanismos para relevar problemas desde la base de la organización, permitiendo a los empleados conectarse con el equipo a cargo de la contingencia y aportar con información actualizada, creando así nodos para un conocimiento colectivo.

2. Orientarse:

La sobrecarga de información y urgencia de las situaciones que empiezan a aparecen en una contingencia, requieren tomar un momento para orientarse, reflexionar y conocer otras perspectivas. En esta etapa recomendamos:

  • Definir claramente las leyes inmutables que guiará la toma de decisiones del equipo. ¿Qué es lo más importante?, ¿Qué debemos proteger / mantener / resguardar sobre cualquier cosa?
  • Anticipar posibles escenarios, analizar riesgos y establecer planes de acción a alto nivel.

3. Decidir: 

Aunque el acto de decidir en forma rápida y eficaz en periodos de incertidumbre no es una competencia que todas las empresas y sus líderes manejen con naturalidad, las siguientes recomendaciones pueden ayudar a habilitar esta etapa del ciclo: 

  • Identificar patrones y establecer rutinas predefinidas para la toma de decisiones (menor frecuencia de revisión de temas, áreas que deben ponerse en la acción, riesgos a considerar, posibles efectos secundarios). Esto permitirá aumentar la velocidad hacia la acción.
  • Definir equipos pequeños a cargo de tareas específicas y claras que respondan al comité de crisis, ya que frente a problemas de gran alcance es conveniente separar la táctica de la estrategia.
  • No traicionar las leyes inmutables, y de ser el caso, volver al paso anterior y redefinir los grados de importancia.

4. Actuar:

En esta etapa recomendamos:

  • Ser rápidos, eficientes y enfocar los esfuerzos en la causa raíz del problema.
  • Identificar la efectividad de las acciones y retroalimentar rápidamente el sistema para ajustar la respuesta.
  • Activar rápidamente líneas de acción de escenarios previstos y que pueden materializarse durante la implementación.

Bajo las nuevas circunstancias, un ejecutivo no es muy distinto a un atleta de élite, ambos requieren tener conciencia que su proceso de toma de decisiones debe responder al entorno, tener capacidad amplia de visión y captura de información clave, no solo externa sino también interna, tener principios inmutables que guiarán las acciones, ser rigurosos y eficientes.

Esta contingencia da la oportunidad de replantear nuestros procesos de toma de decisiones y aprovechar todas las capacidades disponibles para responder de la mejor forma a estos nuevos tiempos.

Aurys Consulting es una consultora en estrategia y gestión, que apoya a grandes empresas en solucionar sus desafíos de negocio.

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