Cómo una Gestión del Cambio temprana habilita el éxito de un proyecto

Cómo una Gestión del Cambio temprana habilita el éxito de un proyecto

Cómo una Gestión del Cambio temprana habilita el éxito de un proyecto 1024 462 Aurys Consulting

En un entorno cada vez más dinámico, las empresas buscan constantemente crecer, mejorar o simplemente adaptarse a los nuevos escenarios. Dado ello, destinan importantes recursos y equipos de personas a la identificación de oportunidades y al desarrollo de proyectos de alto impacto, por ejemplo, para mejorar resultados o para transformar digitalmente a una empresa u organización.

En nuestra experiencia, en más de alguna ocasión hemos escuchado frases como ¿Por qué el proyecto no avanzó si mi empresa realmente lo necesitaba?, ¿Por qué el proyecto generó tantas resistencias?, ¿Por qué las personas de mi organización no adoptaron la solución implementada?

En línea con esto, un estudio de Gartner en 2018 mostró que sólo 1 de cada 3 proyectos desarrollados alcanzan resultados exitosos, y concluye cuatro razones fundamentales: la falta de hitos y objetivos claros para medir el avance de las iniciativas, el bajo compromiso de los ejecutivos a cargo de liderar los proyectos, la resistencia de los empleados y una comunicación poco clara o inconsistente.

Esto refleja una realidad: Los proyectos de alto impacto no solo resuelven desafíos técnicos, estas son iniciativas que siempre requieren modificaciones en las conductas de las personas involucradas. Nuevas formas de coordinación, distintas prácticas para la toma de decisiones, nuevas competencias, por nombrar algunas. Es por esto que para ser exitosos, los proyectos de alto impacto deben ser capaces de gestionar este cambio en las personas y en “la nueva forma” en que harán su trabajo.

En Aurys hemos desarrollado un enfoque de Gestión del Cambio que aborda esta realidad desde el inicio de los proyectos, de manera integral y a través de cuatro ámbitos clave:

  1. Gobierno y responsabilidades claros, que permita la toma de decisiones efectivas y apoye el avance de las iniciativas del proyecto desde su diseño.
  2. Ejecución rigurosa, que asegure una correcta estructuración de iniciativas y el cumplimiento de hitos y actividades clave.
  3. Organización comprometida, con líderes y equipos de trabajo identificados con los beneficios del proyecto y la importancia de su implementación, que se transformen en movilizadores del resto de la organización.
  4. Organización preparada, con un equipo de proyecto preparado para liderar la implementación, personas con las habilidades para asumir nuevos roles o tareas requeridas y una organización continuamente comunicada sobre los avances y resultados.

¿Cómo implementar correctamente la Gestión del Cambio en un proyecto?

Aún son muchos los ejecutivos que relacionan la Gestión del Cambio sólo con  actividades de comunicación o capacitación, y dado ello la incorporan en las etapas finales de un proyecto. Sin embargo, esa mirada simplista y tardía ha demostrado tener un efecto negativo en el resultado de las implementaciones.

Así lo refleja un estudio de Prosci realizado en 2016 a más de 1.000 ejecutivos a nivel global, donde muestra que los proyectos que incorporaron la Gestión del Cambio desde el inicio, alcanzaron hasta un 60% más del cumplimiento de sus objetivos frente a aquellos que la incorporaron en las etapas finales.  

Es así como cada uno de los cuatro ámbitos del enfoque de Gestión del Cambio de Aurys están presentes en todas las etapas de un proyecto, variando su énfasis y focos de actuación a medida que avance la implementación.

A continuación, detallamos acciones de Gestión del Cambio que en Aurys consideramos no se pueden dejar de abordar en cada etapa de proyecto:

1. Etapa de Conceptualización:
  • Entender grupos de interés relevantes del proceso de cambio asociado al proyecto y barreras a superar.
  • Alinear el propósito y la relevancia del proyecto a nivel ejecutivo y definir acciones de comunicación para asegurar apropiación de los grupos de interés clave.
  • Construir un relato común para eliminar rumores y malas interpretaciones.
  • Implementar un gobierno interno que defina roles claros y un proceso de toma de decisiones efectivo y trazabilidad de los acuerdos.
  • Asegurar la participación y colaboración de los líderes de aquellos procesos que serán más impactados y que serán críticos en la implementación.
2. Etapa de Planificación y Diseño:
  • Ejecutar instancias de seguimiento con un enfoque proactivo en la identificación de riesgos del proyecto y cierre de acciones de mitigación.
  • Ejecutar acciones de comunicación adecuadas a cada grupo de interés y generar agentes de cambio que permitan replicar los conceptos buscados en la organización. 
  • Involucrar tempranamente a grupos de interés como miembros de los equipos de trabajo, realizar las actividades de manera participativa y transversal (por ejemplo, talleres, reuniones transversales), y definir incentivos alineados con cambios propuestos.
  • Fortalecer las competencias de liderazgo del equipo a cargo de la implementación para mejorar su capacidad en la toma de decisiones.
  • Identificar capacidades y competencias requeridas para la implementación y operación
3. Etapa de Implementación y Puesta en Marcha:
  • Asegurar un proceso de formación planificado y riguroso en contenidos, si es necesario, destinando en forma exclusiva un equipo del proyecto para esto y para realizar el coaching necesario para lograr el entendimiento y la motivación requeridos.
  • Comunicar proactivamente las “victorias tempranas” para fortalecer el sentimiento de logro del equipo implementador y de la organización.
  • Mantener un equipo de Gestión del Cambio hasta el final de la puesta en marcha del proyecto, con el objetivo de verificar los resultados y traspasar las lecciones aprendidas.

Acciones de gestión de cambio son necesarias para asegurar la apropiación de los cambios y mejoras propuestas, minimizando los niveles de resistencia por parte de la organización. Así, el éxito de un proyecto dependerá en gran medida de la anticipación con que estos desafíos sean enfrentados. La gestión del cambio parte desde el primer día de un proyecto.

Aurys Consulting es una consultora en estrategia y gestión, que apoya a grandes empresas en solucionar sus desafíos de negocio.

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