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Seguimiento al desempeño en la empresa: ¿Su sistema de reporting es a prueba de fuego?

Seguramente usted es de aquellos ejecutivos que cada cierto tiempo se ve bombardeado con diferentes reportes de gestión, con indicadores que no siempre conoce en profundidad y con una gran cantidad de datos que son difíciles de analizar y de procedencia dudosa. O quizás es de aquellos que sienten una vez al mes la presión de emitir esos informes y llenar planillas de datos y se pregunta si acaso alguien los leerá en la empresa. Si se siente identificado, probablemente el sistema de gestión de desempeño –el reporting- de su empresa no es óptimo y con seguridad está formado por múltiples informes, con exceso de información y escaso foco en indicadores estratégicos o palancas de valor importantes -aquellos que mueven la generación de valor de la empresa.

El problema es que la contingencia de los negocios y la necesidad de apagar los incendios del día a día relegan a un segundo plano cualquier acción de mejora significativa del reporting, dejando a su empresa con un sistema de seguimiento al desempeño que no logra apoyar la gestión. ¡Y es esta misma falta de apoyo a la gestión la que comienza a generar los incendios! De esta forma se genera un círculo vicioso del cual es imperativo salir antes de que sea demasiado tarde.

Afortunadamente, el camino a seguir es claro. En Aurys planteamos cinco principios básicos que debe cumplir un sistema de reporting para asegurar su efectividad y pasar la prueba de fuego; es decir, apoyar la gestión proactiva en forma oportuna.

Dicho esto, para pasar la prueba de fuego un buen sistema de reporting debe:

  1. Otorgar una visión integral de todos los temas clave de la organización. Esto implica incluir información de todas las áreas, de manera de obtener una imagen completa del funcionamiento del negocio. Si su sistema de reporting sólo se centra en una o dos áreas clave, estará perdiendo información valiosa necesaria para realizar una buena gestión.
  2. Facilitar la toma de decisiones, a través de la gestión de palancas de valor que contribuyen al cumplimiento de objetivos estratégicos.
  3. Entregar información para el seguimiento y control tanto de iniciativas estratégicas como de los resultados obtenidos a raíz de las decisiones tomadas, para asegurar que la gestión se esté realizando en forma correcta.
  4. Detectar desviaciones y oportunidades, orientando los análisis tanto a una mirada de los hechos pasados como a lo que podría ocurrir en el futuro. Es fundamental realizar un análisis de las tendencias que podrían generar riesgos a la organización si no son controladas, para desarrollar acciones de mitigación en forma temprana.
  5. Tener procesos claros y accountability en la generación de información, permitiendo la trazabilidad de los datos y minimizando la necesidad de análisis paralelos. Esto genera un sistema de reportes eficiente y estructurado, que se convierte en una herramienta de gestión más que en una serie de documentos que pocos ven.

Siguiendo estos principios, un sistema de reporting será efectivo y logrará apoyar correctamente la gestión. Para llegar a esto se requiere de un esfuerzo importante y del compromiso de todas las áreas involucradas, pero los resultados valen la pena: en Aurys estamos convencidos de que un buen sistema de reporting es una pieza fundamental para gestionar y tomar decisiones efectivas.

Y su empresa… ¿pasa la prueba de fuego?

 

Acerca del autor: Cristián Quezada es consultor analista en Aurys Consulting.

Para descargar el PDF: Blog_Seguimiento al desempeño_Aurys Consulting